Reglamento Interno Notaría 81 de Bogotá

La notaría ochenta y una (81) del Círculo de Bogotá, D C., fue creada mediante el Decreto 238 del 04 de marzo de 2021, como resultado del estudio técnico realizado en el año 2020 por la Superintendencia de Notariado y Registro, que concluyó que la Localidad de Antonio Nariño, requería de una Notaría para atender a una población cercana a los 109.104 habitantes, además de tener una gran actividad económica, industrial y comercial, con cerca de 8.398 sociedades, 5554 comerciantes inscritos en la Cámara de Comercio de Bogotá, variables que hacían necesario ampliar la cobertura del servicio público notarial.

Es así, como crean la Notaría 81 del Círculo de Bogotá D.C. en el barrio Restrepo de la Localidad Antonio Nariño para facilitar y garantizar el acceso al servicio público notarial.

Mediante el Decreto 457 del 06 de mayo de 2021 se realizó el nombramiento de la notaría, cuya posesión fue el 14 de mayo de 2021, habilitándose el funcionamiento de la notaría el 22 de mayo de 2021.

En aplicación a lo que dispone el Artículo 64 del Código del Trabajo, el Artículo 105 del Código Sustantivo del Trabajo y demás normas concordantes, implementa el REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO para la notaría ochenta y una (81) del Círculo de Bogotá

CAPÍTULO I

LA NOTARIA 81 Y EL OBJETIVO DEL REGLAMENTO

ARTÍCULO 1.- OBJETO SOCIAL DE LA ORGANIZACION: La notaria ochenta y una (81) del Círculo de Bogotá, es una particular que presta el servicio público notarial por delegación del estado colombiano.

ARTÍCULO 2.- OBJETO DEL REGLAMENTO INTERNO: El presente Reglamento, es complementario a las normas laborales que nos rigen y tiene por objeto definir las obligaciones, los derechos, los compromisos existentes entre la notaría y sus empleados. Este Reglamento, tiene carácter de obligatorio para las partes, por consiguiente, hace parte de los contratos individuales de trabajo, escritos o verbales.

CAPÍTULO II

VIGENCIA, PUBLICACION, ALCANCE Y AMBITO DE SU APLICACIÓN

ARTICULO 3.-VIGENCIA. Este Reglamento, comenzará a regir ocho (8) días después de su publicación (27 de julio de 2021).

ARTÍCULO 4.- PUBLICACION DEL REGLAMENTO. La Sección Segunda del Consejo de Estado, reiteró que a partir de la vigencia de la Ley 1429 del 2010 es innecesaria la presentación de los REGLAMENTOS INTERNOS DE TRABAJO al Ministerio del Trabajo y Seguridad Social. La notaria en cumplimiento de las disposiciones legales lo publicará en el lugar de trabajo, (carrera 24 número 14-48/62 sur, barrio Restrepo) en dos (2) sitios distintos y visibles. Sin embargo, en ningún caso, los empleados argumentarán el desconocimiento del Reglamento como argumento de su incumplimiento.

ARTICULO 5. ÁMBITO DE APLICACIÓN: El presente Reglamento Interno, es de aplicación obligatoria para todos los directivos y empleados que actualmente trabajen, o que en el futuro laboren para la notaría ochenta y una (81) del Círculo de Bogotá.

CAPÍTULO III

REPRESENTACION LEGAL, DIRECTIVOS Y ACATAMIENTO DE INSTRUCCIONES

ARTICULO 6.- REPRESENTACION LEGAL Y DIRECTIVOS: La organización directiva de la notaría ochenta y una (81) del Círculo de Bogotá, está conformada por: La notaria, los directores jurídicos y la coordinadora administrativa y financiera.

La notaria es MARIA DEL PILAR YEPES MONCADA, identificada con la cedula de ciudadanía número 30.293.743 y designada en el cargo mediante el Decreto No. 457 del 03 de mayo de 2021 quien ejerce la representación legal de la notaría y tiene la facultad de nombrar, contratar, promover, sancionar y remover a los empleados, con sujeción a las normas

legales. Los demás directivos ejercerán plenamente y con toda potestad, las mismas funciones administrativas para las cuales han sido designados.

ARTÍCULO 7.- CREACION DE LA NOTARIA. La notaria ochenta y una (81) del Círculo de Bogotá, fue creada mediante del 238 del 04 de marzo del año dos mil veintiuno (2021). Su domicilio es la Carrera 24 número 14/48/62 Sur, barrio Restrepo de la ciudad de Bogotá.

CAPÍTULO IV

LOS EMPLEADOS, SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE PERSONAL

ARTICULO 8.- DE LOS EMPLEADOS. Se consideran empleados de La notaría ochenta y una (81) del Círculo de Bogotá, a las personas que, por sus conocimientos, formación, experiencia, habilidades y aptitudes, luego de haber cumplido con los requisitos de selección e ingreso, establecidos en la notaría, son contratados para que presten sus servicios en las distintas dependencias de la misma.

ARTÍCULO 9.- CONTRATACION LABORAL. Los contratos de trabajo en la notaría ochenta y una (81) del Círculo de Bogotá, se harán a término indefinido, o a término fijo por escrito o verbal y estarán sujetos a las condiciones y período de prueba de dos meses, fijado por el Código del Trabajo. Sin embargo, la contratación laboral de los empleados, sea para suplir vacantes o para llenar nuevas necesidades de la notaría, podrá también llevarse a cabo mediante las formas legales de contratación laboral en Colombia. La notaria exigirá a los aspirantes, las pruebas teóricas y prácticas de sus conocimientos, pruebas sicotécnicas y de aptitudes, al igual que el examen médico de ingreso, sin que ello implique el compromiso de una relación laboral.

El contrato de trabajo debidamente suscrito por las partes, será el único documento que faculta al trabajador a ejercer su puesto de trabajo como dependiente de la notaría. Antes de dicha suscripción será considerado aspirante a ingresar.

ARTÍCULO 10.- INFORMACION DEL TRABAJADOR. El aspirante que haya sido admitido para cumplir las funciones en las distintas aéreas de la notaría, debe anexar a su hoja de vida, los

siguientes documentos personales y suministrar los datos como el nombre completo, el documento de identificación, el estado civil, la dirección de su domicilio, los números telefónicos (celular y fijo) y nombre de personas de contacto en caso de emergencia.

  1. a) Hoja de vida actualizada.
  2. b) copia ampliada de su cedula de ciudadanía
  3. c) Copia de Títulos Académicos o certificados de estudios
  4. d) Constancias o certificaciones de los empleados anteriores
  5. e) Dos recomendaciones personales que no sean familiares.
 

CAPÍTULO V

JORNADA DE TRABAJO, REGISTRO DE ASISTENCIA, PERMISOS Y AUSENCIA LABORAL

ARTICULO 11.- JORNADA DE TRABAJO. La jornada laboral en la notaría ochenta y una (81) del Círculo de Bogotá, es de 48 horas a la semana. Sin embargo, la jornada laboral podrá variar y de acuerdo con las necesidades del servicio.

ARTICULO 12.- HORARIO DE ATENCIÍON AL PUBLICO. El horario de atención al público de la notaría ochenta y una (81) del Círculo de Bogotá es:

➢ Lunes a viernes de 8:00 a.m. a 12:30 p.m. y de 1:30 p.m. a 5:00 p.m.

 

➢ Sábados de 9:00 a.m., a 1:00 p.m.

 

Los empleados deberán estar en sus puestos de trabajo con todos los elementos dispuestos y equipos para atender el servicio al público y no se podrán retirar de sus puestos de trabajo ni dejar de atender al público, si dentro de la oficina, continúan usuarios solicitando el servicio, a pesar de haber terminado la jornada laboral.

ARTICULO 13.-. REGISTRO DE ASISTENCIA. Los empleados tienen la obligación de cumplir con el horario de trabajo. Una vez se implemente el registro de asistencia los empleados

deberán marcar la hora de llegada y salida de la oficina. Para ello utilizaran los sistemas de control que sean implementados por la notaría. Si por fuerza mayor u otra causa, el trabajador no puede registrar su asistencia, deberá justificar los motivos ante el jefe inmediato y firmar la hoja de control.

ARTÍCULO 14.- ASISTENCIA JUSTIFICADA. Si por enfermedad, calamidad doméstica, fuerza mayor o caso fortuito, debidamente justificado, el empleado no concurre a laborar, éste deberá comunicar inmediatamente la situación a la Coordinadora Administrativa. Si se trata de ausencia por enfermedad, deberá presentar la constancia original o la incapacidad medica emitida por la EPS a la que se encuentra afiliado.

ARTICULO 15.- PERMISOS. El empleado que requiera ausentarse de las instalaciones de la notaría, durante la jornada de trabajo, o solicitar permisos para atender asuntos personales, deberá solicitar el permiso por escrito respectivo ante la coordinara administrativa, quien podrá otorgarlo o no, dependiendo de la necesidad del servicio.

ARTICULO 16.- CONTROL DE ASISTENCIA. La notaria o el funcionario delegado, llevarán el control de asistencia de cada uno de los empleados y mensualmente elaborará un informe de atrasos e inasistencia, a fin de determinar las sanciones correspondientes, de acuerdo a lo que dispone el presente Reglamento y el Código del Trabajo.

ARTÍCULO 17.- HORARIO DE ALMUERZO. El horario establecido para el almuerzo será de una hora y podrán ser cambiado por las necesidades del servicio que presta la notaría.

ARTÍCULO 18.- USO DEL UNIFORME. Los empleados de la notaría ochenta y una (81) del Círculo de Bogotá, están obligados a usar de manera estricta el uniforme establecido por la notaría. Se exceptúan de esta obligación los abogados y las directivas. Excepcionalmente los directivos podrán dar permiso a los empleados para asistir al trabajo con ropa informal o diferente al uniforme, pero en ningún caso esta podrá reñir con la buena presentación personal de los empleados.

CAPÍTULO VI

VACACIONES Y LICENCIAS,

ARTICULO 19.-. DERECHO A VACACIONES. De acuerdo al artículo 81 del Código del Trabajo los empleados de la notaría, tendrán derecho a un período ininterrumpido de quince días de

vacaciones, las fechas de mismas, serán definidas de común acuerdo entre el jefe y empleado. En casos excepcionales y por necesidades del servicio, los directivos podrán pedirles a los empleados anticipar o postergar la fecha de vacaciones, pero en todo caso se propenderá porque todos disfruten de su periodo de descanso como lo indica la Ley.

ARTÍCULO 20.- OBLIGACIONES AL SALIR A VACACIONES Para hacer uso de vacaciones, los trabajadores deberán cumplir con la entrega formal de documentos e implementos a su cargo a la persona que suplirá sus funciones, con el fin de evitar contratiempos en la prestación del servicio notarial.

ARTÍCULO 21.- LICENCIAS Y PERMISOS. La notaría ochenta y una (81) del Círculo de Bogotá, concederá a sus trabajadores los permisos necesarios en momentos y para casos especiales, entre otros por los siguientes motivos.

  1. Por motivos de maternidad y paternidad
  2. Por matrimonio del trabajador
  3. Para asistir a eventos de capacitación y/o entrenamiento, en temas relacionados con el trabajo.
  4. Por calamidad doméstica, debidamente comprobada.
  5. Para cumplir con el derecho al voto
  6. Por lo indicado por las normas laborales.
  7. Para concurrir a una cita medica
  8. Para asistir al entierro de un familiar o compañero de trabajo
 

Así mismo, los empleados podrán solicitar licencias no remuneradas, pero deberán solicitarlas con tiempo suficiente de antelación y podrán otorgarse o negarse de acuerdo las necesidades del servicio.

CAPÍTULO VII

REMUNERACIÓN Y PERÍODOS DE PAGO

ARTÍCULO 22.- LOS SALARIOS: Para establecer la remuneración de los empleados, la notaría se orientará por las disposiciones legales y por las normas establecidas en el mercado laboral relacionado con los cargos.

ARTÍCULO 23.- PAGO DEL SALARIO. La notaria pagará directamente a sus empleados, la remuneración mensual, mediante depósito en una cuenta bancaria y en casos excepcionales por otros mecanismos de pago permitidos por la ley.

ARTÍCULO 24.- DESCUENTOS. La notaría efectuará descuentos de los salarios de los empleados en los siguientes casos:

  1. a) Aportes correspondientes a la seguridad social
  2. b) Pagos por concepto de préstamos hipotecarios o libranza.
  3. c) Pagos ordenados por autoridades judiciales.
  4. d) Pagos autorizados expresamente por el trabajador para cancelar préstamos otorgados por la notaría, o préstamos de cooperativa o para ahorro en el fondo del Ahorro.
  5. e) Multas establecidas en este Reglamento.
 

ARTICULO 25.- DESCUENTOS DE CESANTIAS. Cuando un empleado dejare de trabajar en la notaría ochenta y una (81) del Círculo de Bogotá por cualquier causa, se le descontará de la cesantía, todos los valores que esté adeudando a la notaría, a la cooperativa de empleados de notarias, Connotare, al igual que los préstamos debidamente justificados y/o detallados en el artículo anterior.

ARTICULO 26.- HORARIOS EXTRAS. Con excepción de los empleados de confianza y manejo, o directivos de la notaría, los empleados percibirán el pago de horas extras, siempre y cuando estas hayan sido autorizadas previamente y por escrito por los directivos de la notaría y teniendo en cuenta las necesidades del servicio.

ARTÍCULO 27.-NO RECONOMIENTO DE HORAS EXTRAS. No se entenderá por trabajos suplementarios o extraordinarios los que se realice el empleado para recuperar descansos,

o por tener asuntos pendientes y rutinarios del empleado al no terminar con su trabajo dentro del horario normal.

ARTICULO 28.-. EMPLEADOS DE CONFIANZA Y MANEJO. Los empleados que tienen la condición y ejercen funciones de confianza, dirección y manejo, no tendrán derecho a horas extras de trabajo, por disponerlo así, el Artículo 58 del Código del Trabajo.

ARTÍCULO 29.- BENEFICIOS Y BONOS. Los beneficios, bonos, apoyos educativos, de transporte, de alimentación, voluntarios u ocasionales otorgado a mera liberalidad y de carácter transitorio, por parte de la notaría, a los empleados, no serán considerados factor salarial y podrán ser modificados o suspendidos, cuando así lo considere la notaría o cuando las circunstancias así lo ameriten.

ARTÍCULO 30.- COMUNICACION INTERNA. Son comunicaciones oficiales internas, las circulares, los memorandos, los oficios, las instrucciones, las amonestaciones, los llamados de atención, los reconocimientos, etc., debidamente suscritos por la notaría o las directivas y las personas debidamente autorizadas para tal efecto.

ARTÍCULO 31.- RESPETO Y ACATAMIENTO. Los empleados deben respeto y acatamiento, a sus directivas y superiores y a las disposiciones legítimas, ya sean verbales o escritas, que reciban de ellos. Así mismo los directivos deben consideración para con los empleados y las instrucciones, normas y decisiones, se darán también de forma clara, concreta y respetuosa.

CAPÍTULO VIII

ÍNDICES MÍNIMOS DE EFICIENCIA

ARTÍCULO 32.- CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO: Los empleados de la notaría deberán cumplir estrictamente y con eficiencia, el objeto del contrato laboral para el que fueron contratados. En caso contrario, la notaría se acogerá al derecho previsto en el numeral 5 del Artículo 172 del Código del Trabajo y a lo establecido en este Reglamento.

ARTÍCULO 33.- SEGUIMIENTO DE LAS INSTRUCCIONES. Todos los empleados de la notaría, deberán cuidar de manera estricta el cumplimiento de las normas establecidas por la Ley, por la Superintendencia de Notariado y Registro, las Instituciones gubernamentales y

las instrucciones dadas por la notaría, para el desarrollo los distintos procesos del servicio fedatario.

La notaria brindará capacitación, entrenamiento, cursos y semicapros a los empleados conforme a las

CAPÍTULO IX

CAPACITACION, CURSOS, SEMINARIOS Y ENTRENAMIENTO EN GENERAL

ARTICULO 34.-CAPACITACION: La notaria brindará capacitación, entrenamiento, cursos y seminarios a los empleados conforme a las

necesidades del servicio y para propender por el al crecimiento personal de cada uno y el mejoramiento del clima laboral. La asistencia a dichos cursos es de obligatorio cumplimiento por parte de los empleados.

CAPÍTULO X

DEL TRABAJO FUERA DE LA OFICINA

ARTICULO 35.- ROTACION DEL PUESTO DE TRABAJO. La notaria podrá acordar el traslado de uno o varios empleados fuera de la oficina, para prestar el servicio notarial a domicilio, o para cumplir con los turnos establecidos para atender a los usuarios especiales, en las cárceles, hospitales, hogares geriátricos, aeropuerto oficinas públicas y privadas que autorice el Estatuto Notarial y residencias de personas mayores o usuarios que estén impedidos para asistir a las instalaciones de la notaría. Así mismo por razones del servicio, los empleados de la notaría podrán desempeñan funciones distintas para las que fueron contratados, que estén contempladas dentro del servicio notarial y para lo cual serán capacitados. Los cambios de rol laboral, de turnos, y de actividades, las dispondrá el jefe inmediato o las directivas de la empresa.

CAPITULO XI

RESPETO Y BUENA CONDUCTA

ARTÍCULO 36.- ACOSO LABORAL: La notaria se compromete a propiciar un lugar de trabajo libre de discriminación y acoso laboral. Quien cometa alguno de estos hechos será sancionado de acuerdo al presente reglamento. La discriminación incluye el uso de una conducta verbal o física, que demuestre insulto, desprecio, humillación hacia un empleado, ya sea por su raza, color, religión, sexo, nacionalidad, edad o discapacidad.

ARTÍCULO 37.- ACOSO SEXUAL. La notaria es estricta en impedir cualquier tipo de acoso sexual, en el caso de presentarse una situación de estas, se constituirá causal de despedido por justa causa.

ARTÍCULO 38.- DENUNCIAS POR ACOSO. Si alguno de los empleados de la notaría ochenta y una (81) del Círculo de Bogotá, tiene conocimiento de la existencia de acoso sexual o laboral, tiene la responsabilidad de dar aviso al jefe inmediato o a la notaría, para que se inicien las investigaciones pertinentes y se tome la acción disciplinaria correspondiente.

ARTICULO 39.- COMPORTAMIENTO RESPETUOSO Todos los empleados sin excepción, deben guardar disciplina, buena conducta, actitud amable, respetuosa y colaboradora, frente a sus compañeros, a sus superiores y frente a los usuarios.

ARTICULO 40.- CUIDADO DE BIENES E IMPLEMENTOS DE TRABAJO. Los empleados deberán tener el máximo cuidado con los archivos, libros de protocolo, papel notarial, implementos de trabajo, equipos de cómputo y celulares dispuestos para ejercer sus funciones y para la prestación del servicio notarial. La notaria verificará que estos se encuentren en buen estado, considerando el desgaste natural de algunos de ellos y el deterioro normal por el paso del tiempo. La destrucción o pérdida por su culpa, debidamente comprobada, serán responsabilidad directa del empleado y deberá responder y reponerlos.

CAPITULO XII

PERSONAS QUE MANEJAN RECURSOS DE LA NOTARIA

ARTÍCULO 41.- MANEJO DE RECURSOS. Los empleados que tienen a su cargo el manejo de dinero, valores, papel de seguridad notarial, registros civiles de las personas, insumos, y activos entre otros, deben velar por el cuidado y seguridad y serán responsables de su

pérdida por descuido, salvo que el hecho provenga de fuerza mayor debidamente comprobada. Así mismo, todas las personas que manejan recursos económicos estarán obligadas a sujetarse a las fiscalizaciones o arqueos de caja provisionales o imprevistos, que ordene la notaría, coordinadora administrativa. Se dejará constancia del arqueo en el formato dispuesto para tal fin.

CAPÍTULO XIII

OBLIGACIONES Y PROHIBICIONES DEL TRABAJADOR

ARTÍCULO 43.- OBLIGACIONES DEL EMPLEADO. Además de las obligaciones contempladas la ley y en el Código de Trabajo son obligaciones del empleado, entre otras, las siguientes:

  1. Observar los preceptos de este reglamento, acatar y cumplir las órdenes e instrucciones que de manera particular imparta la notaría o sus representantes, según el orden jerárquico establecido.
  2. No comunicar a terceros, salvo autorización expresa, las informaciones que sean de naturaleza reservada y cuya divulgación pueda ocasionar perjuicios a la notaría o a los usuarios, lo que no obsta para denunciar delitos comunes o violaciones del contrato o de las normas legales de trabajo ante las autoridades competentes.
  3. Conservar y restituir en buen estado, salvo deterioro natural, los instrumentos y útiles que les hayan facilitado y las materias primas sobrantes.
  4. Guardar rigurosamente la moral y las buenas costumbres en las relaciones con sus superiores y compañeros.
  5. Comunicar oportunamente a la notaría las observaciones que estime conducentes a evitar daños y perjuicios tanto a los empleados de la notaría, sus directivas o los usuarios.
  6. Prestar la colaboración posible en caso de siniestro o riesgo inminente que afecten o amenacen las personas o los elementos y dispositivos para el uso de las funciones asignadas.
  7. Observar las medidas preventivas higiénicas prescritas por la notaría o por las autoridades sanitarias y observar con suma diligencia y cuidado, las instrucciones y órdenes preventivas de accidentes o de enfermedades profesionales o infectocontagiosas y las medidas de

prevención para mitigar el COVID 19 o cualquier virus originado, para lo cual deberá acatar las recomendaciones de protección efectuadas por las diferentes autoridades.

  1. Registrar su domicilio y dirección y dar aviso oportuno de cualquier cambio que ocurra.

9.- Velar por los intereses de la notaría, por la conservación de los documentos, libros de protocolo, útiles, equipos, maquinaria, muebles, suministros, uniformes y bienes en general.

  1. Mantener los lugares de trabajo en perfecto orden y limpieza, así como los documentos, correspondientes y todo el material usado para desempeñar sus labores.
  2. Mantener relaciones de absoluto respeto, colaboración y consideración con sus superiores y compañeros de trabajo
  3. A quien se le haya asignado la función, deberá cumplir con la elaboración idónea y oportuna de reportes e informes que vayan con destino a la Superintendencia de Notariado y Registro, a la DIAN, al Ministerio de Justicia, a la Registradora Nacional del Estado Civil, a las autoridades Judiciales y entidades públicas y privadas entre otros.

ARTÍCULO 44.- PROHIBICIONES A LOS TRABAJADORES. Además de las Normas que nos rigen, en los Códigos del Trabajo y Sustantivo del Trabajo y en las Leyes en general, está expresamente prohibido para los empleados:

  1. Sustraer de la Notaría papel de seguridad notarial, documentos, libros, textos, útiles de escritorio, computadores y equipos sin autorización previa y por escrito de la notaría o sus directivas. Así mismo sustraer sin consentimiento elementos personales de sus compañeros.
  2. Presentarse al trabajo en estado de embriaguez o bajo la influencia de narcótico o de drogas enervantes.
  3. Conservar armas de cualquier clase en el sitio de trabajo a excepción de las que con autorización legal puedan llevar los celadores, cuando se establezca el servicio de vigilancia.
  4. Faltar al trabajo sin justa causa y sin la respectiva incapacidad médica de la EPS a la cual se encuentra afiliado, o sin permiso de la notaría o las directivas.
  5. Disminuir intencionalmente el ritmo de ejecución del trabajo, suspender labores, promover suspensiones intempestivas del mismo. Utilizar inadecuadamente del servicio de

internet, bajar archivos y programas personales, usar el teléfono o el chat en horas de trabajo, para asuntos personales.

  1. Hacer colectas, rifas o suscripciones y cualquier clase de propaganda política o religiosa en los lugares de trabajo.
  2. Usar los útiles o herramientas suministradas por la notaría para el ejercicio de la función laboral, en objetivos personales o distintos del trabajo contratado.
  3. Permitir que personas ajenas a la notaría, permanezcan en las instalaciones de la misma, sin justificación alguna o sin autorización previa del jefe inmediato.
  4. Propagar rumores que afecten al prestigio, buen nombre o intereses de la notaría, de sus compañeros o los usuarios.
  5. Ingerir alimentos o bebidas en escritorios o lugares que pongan en peligro documentos, equipos de cómputo o la calidad del trabajo,
  6. Realizar actividades ajenas a las funciones de la notaría o alterar su normal desarrollo, distraer el tiempo destinado al trabajo, en labores de ventas o gestiones personales.
  7. La persona designada para el manejo de la Caja no debe ingresar elementos personales al área ni dinero en efectivo que sea personal. Estos elementos deben estar dispuestos en el Locke destinado para tal fin. De igual manera, en el área de caja no debe haber personas ajenas sin previa autorización de la coordinadora administrativa.
  8. Los empleados les está prohibido realizar asesorías o trámites que no tengan relación con los asuntos notariales, recibir dineros, dadivas, o algún tipo de beneficio derivado de sus funciones. Esto será causal de terminación del contrato o relación laboral con justa causa.
  9. Negarse a firmar las copias de las cartas que por observaciones relacionadas con el desarrollo de sus funciones o labores le sean dirigidas. La firma de la copia sólo indica que recibió la copia de la comunicación y no la aceptación de su contenido.
  10. el retardo en la hora de entrada al trabajo, sin excusa suficiente, como ausentarse sin justificación antes de terminación de la jornada laboral.

 

CAPÍTULO XIV

FALTAS GRAVES Y SANCIONES DISCIPLINARIAS

ARTÍCULO 45.- FALTAS GRAVES DE LOS TRABAJADORES. Son faltas graves aquellas que dan derecho a sancionar al trabajador hasta con la terminación del contrato de trabajo. Las sanciones se le aplicarán al trabajador que incurra en faltas graves indicadas por la Ley, los códigos laborales y las siguientes conductas

  1. Disponer de recursos o dineros de la notaría o de los usuarios, para uso personal o para otro fin que no sea para el que se le haya entregado. Ello dará lugar a la máxima sanción establecida en este reglamento, que implicará la terminación por justa causa del contrato o relación laboral, sin perjuicio de otras acciones legales a que haber lugar.
  2. Pedir o recibir dinero, dádivas o remuneración por parte de los usuarios para que haga o deje de hacer su labor, entregue papelería o documentos y/o modifique o acelere la prestación del servicio notarial.
  3. Divulgar información sobre las técnicas, los métodos, procedimientos y los programas utilizados o relacionados con el sistema de trabajo de la notaría ochenta y una (81) del Círculo de Bogotá.
  4. Violar el contenido de la correspondencia interna o externa o cualquier otro documento perteneciente a la notaría o a los usuarios, cuando no estuviere debidamente autorizado para ello.
  5. Instalar software, con o sin licencia, en las computadoras de la notaría que no estén debidamente aprobados por la notaría, las directivas o por los ingenieros responsables del departamento técnico.
  1. Realizar escándalos o altercados verbales y físicos con compañeros, superiores o usuarios, dentro o fuera de las instalaciones de la notaría.
  2. Presentarse al lugar de trabajo en evidente estado de embriaguez o bajo los efectos de estupefacientes.
  3. Incumplir con las medidas sanitarias e higiénicas de prevención y seguridad impartidas por la notaría o los directivos, desatender las órdenes impartidas por las autoridades en temas de salubridad pública, y negarse a usar los medios de protección de seguridad y demás disposiciones del Reglamento de Seguridad y Salud Ocupacional.
  1. Entregar a los compañeros de trabajo o personas extrañas a la notaría, las llaves de acceso a las puertas, cajas fuertes, de equipos y sistemas informáticos, claves de banco, etc., sin autorización expresa de la notaría o las directivas y más aún cuando han sido confiadas al empleado.
  2. Causar perjuicios a los usuarios o a la notaría, por negligencia o mal desempeño de su trabajo, por errores cometidos de manera reiterada, o por descuido permitir destruir, desaparecer, extraviar, documentos de la notaría o de los usuarios.
  3. Promover situaciones inarmónicas de enemistad, enfrentamiento, alterar el ambiente de trabajo, tener actitudes de intolerancia, enfrentamientos verbales o físicos, entre los empleados de la notaría.
  4. En el caso de los abogados, les está absolutamente prohibido litigar, trabajar, cobrar por asesorías, o entregar documentación interna y de uso en las funciones notariales a usuarios. Los usuarios de la notaría recibirán de manera gratuita, toda la asesoría que sea necesaria para el buen resultado de sus gestiones.
  5. Modificar o cambiar los aparatos o dispositivos de protección de los mismos, retirar los mecanismos preventivos y de seguridad adaptados a las máquinas, o a las cámaras de vigilancia, sin autorización de la notaría o sus superiores.
  6. Encubrir las fallas graves de un trabajador, sabiendo los perjuicios que dicha conducta causa a la notaría, a sus compañeros de trabajo o a los usuarios.
  7. Violar las obligaciones contractuales contenidas en el contrato de trabajo, las establecidas en el presente Reglamento de Trabajo o las contempladas en las normas y en la Ley.
 

PARAGRAFO: Las sanciones dependiendo de la falta que se cometa, irán desde una amonestación verbal, amonestación escrita, suspensión por un día de trabajo,

suspensión por dos días de trabajo, suspensión por tres días de trabajo, cancelación del contrato laboral por justa causa.

El trabajador responderá pecuniariamente por los costos en que incurra la notaría por sus errores, descuido o faltas en el trabajo.

En todo caso se dejará constancia escrita de los hechos y de la decisión de la notaría de imponer o no, la sanción definitiva.

ARTÍCULO 46.- APLICACION DE LAS SANCIONES DISCIPLINARÍAS. La notaria 81 de Bogotá, establece las siguientes sanciones atendiendo la gravedad de la falta, la reincidencia y los perjuicios causados a la Notaria o a los usuarios, de la siguiente manera:

  1. Amonestaciones Verbales.
  2. Amonestaciones escritas con copia a su hoja de vida.
  3. Suspensión del trabajo hasta por 3 días.
  4. Multas, hasta del 10% de la remuneración diaria del trabajador, por los retrasos desde 20 minutos de manera reiterada
  5. La suspensión del contrato de trabajo
  6. Terminación de la relación laboral.
 

ARTÍCULO 47.- JUSTAS CAUSAS DE TERMINACION DEL CONTRATO. Son justas causas para terminar unilateralmente el presente contrato por parte de la notaría o el empleador, las enumeradas en el artículo 62 del C.S.T. y S.S. modificadas por el artículo 7 del Decreto 2361 de 1965 y además las siguientes por considerarse causas justas por faltas graves:

  1. Solicitar préstamos especiales o ayudas económicas a los usuarios de la notaría aprovechándose de su cargo u oficio, o aceptarles donaciones de cualquier clase sin la previa autorización de la notaría o sus directivas.
  2. Autorizar o ejecutar sin ser de su competencia, actos y operaciones que afecten los intereses de la notaría o los usuarios, o negociar bienes y/o mercancías de la notaría en provecho propio.
  3. Retener dineros o hacer efectivos cheques recibidos para la notaría, o dineros depositados para el pago de impuestos de la notaría o de los usuarios.
  4. Presentar cuentas de gastos ficticias o presentar como cumplidas tareas no efectuadas.
  5. Cualquier actitud que pueda afectar en forma nociva la reputación de la notaría o sus directivas.
  6. Retirar de las instalaciones donde funciona la notaría elementos, máquinas y útiles de propiedad de la misma, sin su autorización escrita.
  7. La no asistencia puntual al trabajo, los retardos permanentes, reiterados y el incumplimiento sin excusa justificada del horario de trabajo establecido.
  8. La inasistencia al trabajo sin aviso ni excusa, durante por lo menos dos (2) días.
  9. El retiro anticipado al terminar la jornada laboral, sin previa autorización.
  10. Cualquier queja formulada por los usuarios de la notaría 81 de Bogotá, respecto de conductas irrespetuosas, desatentas o abusivas por parte del empleado o trabajador que sean plenamente comprobadas.
  11. Las reiteradas desavenencias, burlas, o actitudes desagradables o discriminatorias del empleado para con sus compañeros de trabajo o los directivos, las actitudes disociadoras, que generen mal ambiente laboral, enfrentamiento o malestar.
  12. Cuando existan al menos tres amonestaciones o memorandos escritos con copia a la hoja de vida por actos reiterados, multas y suspensión hasta por tres días por el mismo acto o por una falta grave.
  13. Las conductas de acoso laboral señaladas en la Ley 1010 de 2006 y/o conductas determinantes de acoso sexual contra sus compañeros de trabajo o usuarios de la notaría.
  14. Cualquier alteración o fraude que se detecte a incapacidades médicas que constituyan falsedad en documento privado y abuso del derecho en los términos del artículo 2.2.3.4.1 del decreto 1333 del 27 de julio de 2018.
  15. La omisión, el descuido o los errores permanentes cometidos en las actividades que tienen que ver con el desempeño de su labor y que retrasen el trabajo conjunto o alteren la prestación oportuna del servicio.
  16. Finalmente, el incumplimiento de los términos del contrato laboral, del contenido del Reglamento Interno de Trabajo, del Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial de la Empresa.
 

CAPÍTULO XV

PERSONAS ANTE QUIENES DEBEN TRAMITARSE LOS RECLAMOS

ARTÍCULO 47.- QUEJAS Y RECLAMOS DE LOS EMPLEADOS. Los reclamos de los empleados se harán de manera respetuosa ante la notaría, los directores jurídicos, la coordinadora administrativa, quien los escuchará y resolverá en justicia y equidad. Sin embargo, La notaria estará siempre y en todo momento presta a escuchar las inquietudes y quedas de todos los trabajadores sin excepción.

CAPÍTULO XVI

MECANISMOS DE PREVENCIÓN DEL ACOSO LABORAL Y SEXUAL.

ARTICULO 48.- PREVENCION DEL ACOSO LABORAL, SEXUAL Y DISCRIMINATORIO. En la notaría, se garantizará el trabajo en condiciones dignas y justas, preservando la libertad, la intimidad, la honra y la salud mental de los trabajadores y/o empleados, así como la armonía entre quienes comparten un mismo ambiente laboral y el buen ambiente en la notaría

ARTÍCULO 53.- COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL. Para la búsqueda de solución y prevención de las conductas constitutivas de acoso laboral, sexual o discriminatorio por cualquier causa, y su prevención, la notaría, se establece el siguiente procedimiento interno con el cual se pretende desarrollar las características de confidencialidad, efectividad y naturaleza conciliatoria señaladas por la ley para este procedimiento:

La Notaría tendrá un Comité, integrado en forma bipartita, por un representante de los trabajadores y un representante del empleador o su delegado. Este comité se denominará “Comité de Convivencia Laboral” y evaluará en cualquier tiempo la vida laboral de la notaría en relación con el buen ambiente y la armonía en las relaciones de trabajo, formulando a las áreas responsables o involucradas, las sugerencias y consideraciones que estimare necesarias.

CAPÍTULO XVII

NEGATIVA A RECIBIR AMONESTACIONES Y MODIFICACIONES A LAS CONDICIONES DEL CONTRATO

ARTICULO 54.- NEGATIVA A RECIBIR AMONESTACIONES. La amonestación o memorando escritos serán comunicados al empleado personalmente, por la notaría o las directivas quien deberá suscribir la copia. En caso de negativa del trabajador o empleado a suscribir o recibir el memorando de la amonestación, se dejará constancia de la presentación, y la firmará en nombre del amonestado o sancionado un testigo o su jefe Inmediato, con una nota de que se negó a recibirla. Las amonestaciones escritas o memorandos irán a la hoja de vida del trabajador.

ARTICULO 55.- MODIFICACIONES AL CONTRATO DE TRABAJO. el empleado o trabajador de la notaría 81 del Círculo de Bogotá, acepta expresamente, todas las modificaciones que determine La notaria o las directivas, en ejercicio de su poder subordinante y las necesidades del servicio, tales como jornadas extraordinarias de trabajo, cambio de funciones laborales, denominación del cargo, nuevos trabajos a desempeñar o rotación en el trabajo dentro de la notaría, siempre que tales modificaciones no afecten, su honor, dignidad o sus derechos mínimos, ni impliquen desmejoras o graves perjuicios para él, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 23 del C.S.T.S.S., modificado por el artículo 1° de la ley 50 de 1990. Cualquier modificación al contrato deberá efectuarse por escrito.

CAPITULO XVIII

OBLIGACIONES Y PROHIBICIONES PARA EL EMPLEADOR

ARTICULO 56. OBLIGACIONES DE LA NOTARIA O EMPLEADOR. Son obligaciones de la notaría ochenta y una (81) del Círculo de Bogotá, a parte de las establecidas en la Ley, el Código de Trabajo, y demás normas relacionadas, las siguientes:

  1. Brindar a los empleados y trabajadores un trato justo, considerado y respetuoso y propender porque el ambiente entre ellos sea de la misma manera.
  2. Procurar a los trabajadores instalaciones apropiadas y elementos adecuados de prevención y protección contra accidentes, enfermedades profesionales, enfermedades infectocontagiosas, etc. en forma que se garantice razonablemente la seguridad y la salud. Mantener las instalaciones de la notaría, en adecuado estado de limpieza y funcionamiento, desde el punto de vista físico, higiénico y sanitario.
  1. Llevar un registro actualizado de los datos del trabajador, de sus hojas de vida, de su récord laboral y en general de todo hecho que se relacione con la prestación de sus servicios y el pago de su seguridad social.
  2. Prestar de inmediato los primeros auxilios en caso de accidentes o enfermedad. Para este efecto, la notaría mantendrá las disposiciones Bio-sanitarias y los elementos necesarios para salvaguardar la salud de los empleados y usuarios, según reglamentación de las autoridades de salud.
  3. Pagar la remuneración pactada en las condiciones, períodos y lugares convenidos.
  4.  Pagar al trabajador los gastos razonables de transporte y alimentación, cuando se requiera que, por una situación excepcional, deba prestar sus servicios fuera de la oficina o fuera de horas trabajo.
  1. Guardar absoluto respeto a la dignidad personal del trabajador, a sus creencias y sentimientos.
  2. Dar al trabajador que lo solicite, a la expiración del contrato, una certificación en que conste el tiempo de servicio, índole de la labor y salario devengado. Igualmente debe hacerle practicar examen médico ocupacional, tanto al ingresar como al terminar su contrato laboral con la notaría. Al trabajador se le entregará la autorización del examen de egreso, con lo cual se da por cumplida la obligación por parte de la empleadora.
  3. Conceder a las trabajadoras que estén en período de lactancia los descansos ordenados por el artículo 238 del Código Sustantivo del Trabajo.
  4. Atender, dentro de las previsiones de la Ley y de este Reglamento los reclamos y consultas de los trabajadores.
  5. Difundir y proporcionar un ejemplar del presente Reglamento Interno de Trabajo a sus trabajadores para asegurar el conocimiento y cumplimiento del mismo.
 

ARTÍCULO 57.-SON PROHIBICIONES DE LA NOTARÍA O EL EMPLEADOR. No le es permito a la notaría o empleador incumplir las normas y leyes que rigen las relaciones entre los ciudadanos y entre empleador y empleados. Está prohibido para la notaría:

  1. Imponer a los trabajadores obligaciones de carácter religioso o político o dificultarles o impedirles el ejercicio del derecho al sufragio. Hacer o autorizar propaganda política en los sitios de trabajo.
  2. Permitir o tolerar cualquier conducta constitutiva de acoso laboral sexual o discriminatorio, llevada a cabo por cualquier trabajador o usuario de la notaría.
  3. Hacer o permitir todo género de rifas, colectas o suscripciones en los mismos sitios.
  4. Deducir, retener o compensar suma alguna del monto de los salarios y prestaciones en dinero que corresponda a los trabajadores sin previo acuerdo y autorización escrita por parte de ellos.

5.- Obstaculizar por cualquier medio las visitas o inspecciones de las autoridades del trabajo a la sede de la notaría y la revisión de la documentación referente a los trabajadores que dichas autoridades practiquen.

CAPÍTULO XIV

MEDIDAS DE SEGURIDAD, RIESGOS

PROFESIONALES, PRIMEROS AUXILIOS Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO

ARTÍCULO 58.- MEDIDAS DE SEGURIDAD BIOMÉDICA. Es obligación de la empleadora, velar por la salud, la seguridad biomédica, seguridad física y la higiene de los trabajadores a su cargo. Igualmente, es su obligación garantizar los recursos necesarios para implementar y ejecutar actividades permanentes en medicina preventiva y del trabajo, en higiene y seguridad industrial y en prevención de enfermedades

infectocontagiosas, de conformidad al programa de Salud Ocupacional observado por la notaría, con el objeto de velar por la protección integral del trabajador.

ARTÍCULO 59.-SERVICIOS MEDICOS PARA LOS EMPLEADOS. Los servicios médicos que requieran los trabajadores, se prestarán a través de las distintas empresas promotoras de salud como las E.P.S., las I.P.S. y las A.R.P, donde se encuentren afiliados los empleados. Así mismo todos estarán afiliados a una caja de compensación familiar.

ARTÍCULO 60.-ATENCION EN EMERGENCIA. Todo trabajador, que se sienta enfermo deberá comunicarlo al empleador y a los directivos y está obligado a consultar con el médico de su empresa prestadora de salud a fin de que certifique si puede continuar o no en el trabajo y determine la incapacidad respectiva y el tratamiento a que el trabajador debe someterse.

PARAGRAFO: Si el empleado no diere aviso dentro del término indicado, o no se sometiere al examen médico que se haya ordenado, su inasistencia al trabajo se tendrá como injustificada para los efectos a que haya lugar, a menos que demuestre que estuvo en absoluta imposibilidad para dar el aviso y someterse al examen en la oportunidad debida.

ARTÍCULO 61.-CUMPLIMIENTO DE ÓRDENES MEDICAS. Los trabajadores deben someterse a las instrucciones y tratamiento que ordena el médico que los haya examinado, así como a los exámenes o tratamientos preventivos que para todos o algunos de ellos se haya ordenado. El trabajador que sin justa causa se negare a someterse a los exámenes, instrucciones o tratamientos indicados, perderá el derecho a la prestación en dinero por la incapacidad que sobrevenga a consecuencia de esa negativa.

ARTÍCULO 62.- ACATAMIENTO DE INSTRUCCIONES SANITARIAS. Los empleados y trabajadores deberán someterse a todas las medidas de higiene y seguridad industrial que prescriben las autoridades del ramo en general y en particular a las que ordene la notaría para prevención de las enfermedades, de los riesgos y los accidentes de trabajo.

PARÁGRAFO: El grave incumplimiento por parte del trabajador de las instrucciones, reglamentos y determinaciones de prevención de riesgos, de salud y prevención, adoptados en forma general o específica y que se encuentren dentro del Programa de Salud Ocupacional de la Notaria, que le hayan comunicado por escrito, facultan al empleador para la terminación del vínculo o relación laboral por justa causa. (Artículo 91 Decreto 1295 de 1994).

ARTÍCULO 63ACCIDENTES DE TRABAJO. En caso de accidente de trabajo, el jefe de la respectiva dependencia, o su representante, ordenará inmediatamente la prestación de los primeros auxilios, la remisión al médico y tomará todas las medidas que se consideren necesarias y suficientes para reducir al mínimo, las consecuencias del accidente, denunciando el mismo en los términos establecidos en el Decreto 1295 de 1994 ante la E.P.S. y la A.R.P.

ARTÍCULO 64. COMUNICACIÓN A LA EPS Y ARL. La notaria deberá informar a la entidad administradora de riesgos profesionales y a la entidad promotora de salud, en forma simultánea, dentro de las horas siguientes de ocurrido el accidente o diagnosticada la enfermedad.

ARTÍCULO 64.- NORMAS DE RIESGOS PROFESIONALES. En todo caso, en lo referente a los puntos de que trata este capítulo, tanto la notaría como los trabajadores, se someterán a las normas de riesgos profesionales ordenado por del Código Sustantivo del Trabajo, la Resolución No. 1016 de 1.989, expedida por el Ministerio de la Protección Social y las demás normas que con tal fin se establezcan. De la misma manera, ambas partes están obligadas a sujetarse al Decreto Ley 1295 de 1994, y la Ley 776 del 17 de diciembre de 2002, del Sistema General de Riesgos Profesionales, de conformidad a los términos estipulados en los preceptos legales pertinentes y demás normas concordantes y reglamentarias antes mencionadas.

CAPÍTULO XV

ORDEN JERÁRQUICO

ARTÍCULO 65.- ORDEN JERARQUICO. El orden jerárquico de acuerdo con los cargos existentes en la Notaría 81 de Bogotá, es el siguiente:

La notaria, directores jurídicos y la coordinadora administrativa

PARÁGRAFO. – Los titulares de los cargos antes mencionados, tienen facultades para imponer sanciones disciplinarias a los trabajadores de la notaría.

CAPÍTULO XVI

TELETRABAJO

Artículo 66.- Se podrá celebrar contratos de teletrabajo con personas que desempeñen sus actividades, utilizando como soporte las tecnologías de la información y la comunicación –TIC– para el contacto entre el trabajador y empleador, sin requerirse la presencia física del trabajador en las instalaciones de la notaría.

Artículo 67.- Las modalidades de la ejecución del teletrabajo puede revestir una de las siguientes formas:

– Autónomos: son aquellos que utilizan su propio domicilio o un lugar escogido para desarrollar su actividad profesional. En este tipo se encuentran las personas que trabajan siempre fuera de la notaría y sólo acuden a la notaría en algunas ocasiones, cuando sean requeridos.

– Móviles: son aquellos teletrabajadores que no tienen un lugar de trabajo establecido y cuyas herramientas primordiales para desarrollar sus actividades profesionales son las Tecnologías de la Información y la Comunicación, en dispositivos móviles.

– Suplementarios: son aquellos teletrabajadores que laboran dos o tres días a la semana en su casa y el resto del tiempo lo hacen en la notaría.

Artículo 68.- El empleador le reconocerá a sus teletrabajadores las prestaciones sociales y demás acreencias laborales consagradas en la legislación laboral vigente, así como los incluirá en el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo y demás programas preventivos que se adelanten y facilitará la participación en las actividades del comité paritario de salud ocupacional.

CAPITULO XVII

DISPOSICIONES FINALES

ARTÍCULO 69. VIGENCIA DEL REGLAMENTO. Con la publicación entra en vigencia este reglamento.

Dado en Bogota D.C. julio 27 de 2021

Original firmado

MARIA DEL PILAR YEPES MONCADA

NOTARIA OCHENTA Y UNA (81) DEL CIRCULO DE BOGOTÁ