Manual Específico de Funciones y Requisitos

NOTARÍA 81 DEL CÍRCULO DE BOGOTÁ D.C.

CARGO: NOTARIA

La Notaria es una profesional del derecho que DA FE PÚBLICA por mandato de la ley. Autentica las diligencias y los trámites que se realizan ante ella, para que tengan validez entre las partes y ante las autoridades. La Notaria está para ayudar a los usuarios como conciliador y así evitar que los casos vayan ante el juez. Además, es una consejera que orienta a los usuarios para dar claridad y legalidad a los actos y contratos que la ley ordena que se hagan por escritura pública. La Notaria es imparcial frente a los usuarios y procura el pleno acuerdo entre ellos para que se expresen libremente su voluntad.

FUNCIONES DEL CARGO:

• Recibir, extender y autorizar las declaraciones que conforme a las Leyes requieran escritura pública y aquellas a las cuales los interesados quieran revestir de esta solemnidad.
• Autorizar el reconocimiento espontáneo de documentos privados.
• Dar testimonio de la autenticidad de firmas de funcionarios o particulares y de otros Notarios que las tengan registradas ante ellos.
• Dar fe de la correspondencia o identidad que exista entre un documento que tenga a la vista y su copia mecánica o literal.
• Recibir y guardar dentro del protocolo los documentos o actuaciones que la Ley o el Juez ordenen protocolizar o que los interesados quieran proteger de esta manera.
• Expedir copias o certificaciones según el caso, de los documentos que reposen en sus archivos.
• Dar testimonio escrito con fines jurídico – probatorios de los hechos percibidos por ellos dentro del ejercicio de sus funciones y de que no haya quedado dato formal en sus archivos.
• Intervenir en el otorgamiento, extensión y autorización de los testamentos solemnes que conforme a la Ley civil deban otorgarse ante ellos.
• Practicar apertura y publicación de los testamentos cerrados.
• Llevar el registro del estado civil de las personas en los casos, por los sistemas y con las formalidades prescritos en la Ley.
• Prestar asesoría imparcial a los usuarios del servicio notarial
• Prestar el servicio en derecho de manera objetiva e imparcial, asesorando y aconsejando en actitud conciliadora.
• Dictar el reglamento interno de la Notaría.
• Contratar a los empleados de la Notaria.
• Dictar las políticas en todas las áreas que se aplican para la Notaria.
• Ejercer el control y vigilancia sobre las gestiones y decisiones de los empleados, exigirles el cumplimiento de sus funciones y obligaciones

Supervisión

Las funciones del Notario están vigiladas por la Superintendencia de Notariado y Registro.

Supervisión

Las funciones del Notario están vigiladas por la Superintendencia de Notariado y Registro. 

 Subordinación

No tiene subordinación de ninguna autoridad.

Requisitos para ejercer el cargo de Notaria: Artículo 132 de la ley 960 de 1970. “Para ser notario, a cualquier título, se requiere ser nacional colombiano, ciudadano en ejercicio, persona de excelente reputación y tener más de treinta años de edad”.

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Notarios de Primera Categoría: Ser abogado titulado y haber ejercido el cargo de Notario o el de Registrador de Instrumentos Públicos por un término no menor de cuatro años, o la judicatura o el profesorado universitario en derecho, siquiera por seis años, la profesión por diez años a lo menos.

CARGO: SECRETARIO GENERAL

Es responsable de establecer los objetivos, metas, estrategias y políticas de la Notaría, de los procesos jurídicos, del asesoramiento y acompañamiento en las decisiones que los empleados tienen sobre los actos que se realizan en la misma.

FUNCIONES DEL CARGO 

  • De conformidad con el Decreto 1534 del 13 de julio de 1989 podrá autorizar por delegación, las copias referentes a las escrituras que conforman el protocolo y de los folios del registro del estado civil que reposan en la misma notaria, con las limitaciones establecidas para este último caso en el Título XI del Decreto 1260 de 1970 y en el artículo 1º del Decreto 278 de 1972.
  • Dar apoyo y asesoría jurídica en todo lo referente al derecho notarial tanto a la Notaria, asesores jurídicos y usuarios de la notaría.
  • Establecer objetivos, metas, estrategias y políticas organizacionales para su equipo de trabajo.
  • Planificar y organizar la información para enviarla a las diferentes entidades.
  • Atender a los usuarios y dar asesoría jurídica en los temas que implica el ejercicio de la fe notarial.
  • Suministrar la información que se requiera en caso de recibir visitas de la Superintendencia de Notariado y Registro.
  • Revisar y enviar los informes pertinentes
  • Determinar las operaciones sospechosas que deben ser reportadas a la UIAF
  • Cumplir con las funciones de notario encargado cuando la titular de despacho lo delegue.
  • Desarrollar los planes de acción del Sistema de Gestión de Calidad.
  • Estudiar jurídicamente los documentos radicados por los usuarios con el fin de elevarlos a escritura pública
  • Ejercer control de legalidad, revisar el contenido y la redacción de las escrituras públicas asignadas para revisión y verificar que se ajustes a la Ley.
  • Dar respuesta a los derechos de petición radicados en la notaría.
  • Realizar reuniones periódicas de planeación y gestión.
  • Acompañar y representar a la notaría en los eventos que se requieran
  • Ejercer el control de planes de mejoramiento y generar acciones preventivas, correctivas y de mejora con base en los resultados del proceso.
  • Autorizar con su firma los documentos, actos y declaraciones que se adelanten en la notaría.
  • Participara activamente en el desarrollo de Sistema de Gestión de Calidad.
  • Atender y velar por el adecuado manejo, absoluta responsabilidad y reserva de los documentos, asuntos o conversaciones de carácter confidencial, y la óptima utilización de la información, para garantizar la transparencia en el manejo de los mismos.
  • Todas las demás funciones que le designe su superior inmediato.

 

               Subordinación

Depende de la Notaria

        Requisitos generales: Estudios ser abogado titulado y tener cinco años de experiencia relacionada.

CARGO:  DIRECTOR(a) DEL DEPARTAMENTO DE SISTEMAS.

Es responsable de establecer los objetivos, metas, estrategias y políticas de la Notaría en la parte de tecnología y seguridad de la información.

FUNCIONES DEL CARGO:

  • Apoyar en los procesos y procedimientos relacionados con el uso y aplicación de las tecnologías de la información, que contribuyan a incrementar la eficiencia y eficacia en los diferentes trámites y servicios que presta la Notaria. 
  • Realizar el análisis, diseño, programación, documentación, implantación y mantenimiento de los sistemas de información requeridos por la Notaria, en especial las plataformas SIN, SIGNO y las utilizadas para los trámites notariales.  
  • Diseñar y proponer la política de uso y aplicación de las tecnologías de la información, estrategias y herramientas, para el mejoramiento continuo de los procesos relacionados con las tecnologías de la Información de la Notaria.
    contribuir y apoyar en definir los protocolos tecnológicos, apoyar la capacitación y fomentar la cultura organizacional orientada a la utilización y adaptación de tecnología de punta. 
  • Diseñar los mecanismos para aplicar, utilizar, adaptar, aprovechar y darle un buen uso a las tecnologías de la información.
  • Apoyar los sistemas de información y aplicaciones utilizados en la Notaria como el Sistema de Información Notarial SIN y SIGNO. 
  • Apoyar en la definición de las acciones que garanticen la aplicación de los estándares de buenas prácticas y principios para el uso y manejo de la información.
  • Apoyar la implementación, actualización de la información de la página web de la Notaría y del Botón de Transparencia para dar cumplimiento a las disposiciones de la Procuraduría General de la Nación relacionadas con la Información en el Índice de Transparencia y Acceso de la Información- ITA- de conformidad con el artículo 23 de la Ley 1712 de 2014. “Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional”.
  • Definir, diseñar y asegurar el óptimo funcionamiento y mantenimiento de los sistemas de información de la infraestructura y plataforma tecnológica y de comunicaciones de la 
  • Desempeñar las demás funciones que le sean asignadas de acuerdo con la naturaleza del cargo. 

 

               Subordinación

Depende de la Notaria

Requisitos generales: Tener título profesional en ingeniera de sistemas o áreas afines.

CARGO: DIRECTOR JURÍDICO

Es el encargado de asesorar al notario, de dar apoyo a los empleados y asesorar a los usuarios en los trámites notariales, de brindar soporte y acompañamiento en los aspectos administrativos y operativos a la Notaria.

FUNCIONES DEL CARGO 

  • Dirigir a los asesores jurídicos en las funcione notariales, registrales y demás tramites propios de la notaría.
  • Asesorar e instruir a todo el personal que labora, dirigiendo y elaborando los proyectos de escrituración, contentivas de los actos y contratos a celebrar por los usuarios.
  • Prestar el servicio de dirección jurídica, a los usuarios que acuden a la notaría en busca de orientación por los diferentes tramites, emitiendo los correspondientes conceptos jurídicos en derechos notarial y áreas afines.
  • Verificar el recorrido de los tramites escriturarios en las etapas de recepción, extensión, otorgamiento y autorización.
  • Estudiar jurídicamente los documentos radicados por los usuarios, para direccionar la elaboración de la escritura pública.
  • Revisar las escrituras en las diferentes etapas y dar la aprobación previa para la autorización de la Notaria.
  • Verificar la identidad de los otorgantes.
  • Validar con el usuario de los actos a realizar.
  • Tomar las firmas con sus respectivas huellas en el papel notarial, cuando el servicio lo requiera.
  • Confirmar, entrevistar e indagar a los usuarios referente a los actos que van a realizar en la notaría, cuando estén soportados por certificaciones medicas en cuanto a la incapacidad.
  • Recibir los documentos aportados por parte del abogado en el departamento de familia, para realizar estudio jurídico referente al trámite.
  • Realizar las diferentes consultas que solicitan los usuarios en todos los tramites, en aras de ajustarlos a la realidad, y no hacerlos inducir en error.
  • Supervisar las funciones realizadas de todos los empleados de la notaría.
  • Realizar las funciones de notario (a) encargado (a), cuando sea designada por la Notaria previo los trámites administrativos ante la Superintendencia.
  • Todas las demás funciones propias del cargo o que le sean asignadas

 

Subordinación

Depende directamente de la Notaria.

Requisitos generales: Estudios ser abogado titulado con un mínimo de 5 años de experiencia relacionada.

CARGO:– REVISOR JURIDICO

Resumen del Cargo: Es responsable de apoyar la revisión jurídico de los diferentes actos y contratos que se llevan a  cabo en la Notaría, de la asesoría a los usuarios sobre los diferentes trámites a realizar y de apoyar  el control de las actuaciones que se surtan en la Notaría. 

 

 FUNCIONES DEL CARGO 

  • Apoyar en la revisión de minutas y escrituras demás tramites propios de la notaría.
  • Verificar el recorrido de los tramites escriturarios en las etapas de recepción, extensión, otorgamiento y autorización.
  • Apoyar en la revisión de los documentos radicados por los usuarios, para direccionar la elaboración de la escritura pública.
  • Apoyar la revisión de las escrituras en las diferentes etapas y dar la aprobación previa para la autorización de la Notaria.
  • Apoyar en la identificación de los otorgantes para la realización de los diferentes tramites notariales.
  • Tomar las firmas con sus respectivas huellas en el papel notarial, cuando el servicio lo requiera.
  • Confirmar, entrevistar e indagar a los usuarios referente a los actos que van a realizar en la notaría, cuando estén soportados por certificaciones medicas en cuanto a la incapacidad.
  • Las demás funciones propias del cargo.

 

Subordinación

Depende directamente de la Notaria.

Requisitos generales:  Tener estudios de derecho (8 Semestres)  con un mínimo de 2 años de experiencia relacionada.  

CARGO: REVISOR JURÍDICO

Es responsable de apoyar la revisión jurídico de los diferentes actos y contratos que se llevan a  cabo en la Notaría, de la asesoría a los usuarios sobre los diferentes trámites a realizar y de apoyar  el control de las actuaciones que se surtan en la Notaría. 

FUNCIONES DEL CARGO 

  • Apoyar en la revisión de minutas y escrituras demás tramites propios de la notaría.
  • Verificar el recorrido de los tramites escriturarios en las etapas de recepción, extensión, otorgamiento y autorización.
  • Apoyar en la revisión de los documentos radicados por los usuarios, para direccionar la elaboración de la escritura pública.
  • Apoyar la revisión de las escrituras en las diferentes etapas y dar la aprobación previa para la autorización de la Notaria.
  • Apoyar en la identificación de los otorgantes para la realización de los diferentes tramites notariales.
  • Tomar las firmas con sus respectivas huellas en el papel notarial, cuando el servicio lo requiera.
  • Confirmar, entrevistar e indagar a los usuarios referente a los actos que van a realizar en la notaría, cuando estén soportados por certificaciones medicas en cuanto a la incapacidad.
  • Las demás funciones propias del cargo.

 

Subordinación

Depende directamente de la Notaria.

Requisitos generales: Tener estudios de derecho (8 Semestres) con un mínimo de 2 años de experiencia relacionada.  

CARGO: ASESOR(a) ADMINISTRATIVA

Es el encargado (a) de asesorar y apoyar a la Coordinadora Administrativa y a la Notaría en los aspectos administrativos y en particular en lo relacionado con la vinculación de pasantes, judicantes y la atención de manera oportuna de los derechos de petición, quejas, solicitudes y requerimientos que se radiquen en la notaría por cualquier medio o canal.

FUNCIONES DEL CARGO 

  • Proyectar el programa de pasantías universitarias, escolares y judicaturas y realizar las acciones para la vinculación o convenios requeridos para la vinculación de personal requerido para el buen funcionamiento de la Notaría.
  • Proyectar las respuestas a las solicitudes, consultas y derechos de petición que sean presentados a la Notaría, para el cumplimiento de los términos y condiciones de ley.
  • Todas aquellas adicionales relacionadas que le sean asignadas por la Notaria.

 

Subordinación

Depende directamente de la Notaria.

Requisitos generales: Profesional en Contaduría, Administración de empresas, derecho, economía o áreas afines con un mínimo de 2 años de experiencia relacionada

CARGO: CAJERO

FUNCIONES GENERALES

Debe recepcionar, entregar y custodiar dinero en efectivo, a fin de lograr la recaudación de ingresos a la Notaría por concepto de los servicios que se presten.

FUNCIONES ESPECÍFICAS:

  • Recibir el dinero o pagos que realicen los usuarios por concepto de los servicios que se presten en la notaría.
  • Devolver a los usuarios los dineros que correspondan de acuerdo con los pagos realizados.
  • Solicitar y coordinar el suministro de moneda suficiente para realizar las devoluciones a los clientes o usuarios.
  • Remitir a la DIAN las facturas electrónicas que realicen los usuarios, verificando los datos de emisión de los usuarios
  • Realizar los reportes de ingresos y/o egresos de los movimientos diarios de caja.
  • Cumplir con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la Notaría.
  • Mantener en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
  • Realiza cualquier otra tarea que le sea asignada.
  • PROHIBICIONES:
  • No ingresar elementos personales, ni dinero propio. Estos deben estar dispuestos en el Locker de empleados.
  • NO autorizar ingreso de personas al sitio de Caja, a excepción de la Coordinadora Administrativa o a quien esta autorice.
  • Anular facturas. En caso de ser necesario debe solicitar autorización previa de la Coordinadora Administrativa.
  • Ausentarse de su sitio de trabajo sin previa autorización. Deberá coordinar las pausas activas y ausencia con la Coordinadora Administrativas en caso de ser necesario.
  • La caja registradora debe permanecer cerrada y abrirse solo en cada pago. Se prohíbe el reconteo permanente de dinero.
  • NO realizar conteos de dinero por fuera del cierre de caja al final de la jornada laboral.

 

               Subordinación

Depende directamente de la Notaria.

Requisitos generales:  título de bachiller o de áreas técnicas o comerciales, buen manejo de sistemas de información.  

CARGO: AUXILIAR ADMINISTRATIVO – COORDINACION ADMINISTRATIVA               

Es el responsable de apoyar en todos los procesos financieros,  contables y de personal que le sean encomendados por la Notaria y por la Coordinación Administrativa.

FUNCIONES DEL CARGO:

Apoyar la elaboración de los informes periódicos, mensuales y declaraciones de los diferentes impuestos con sus respectivos pagos registrar ingresos, egresos y demás movimientos contables de la Notaria.  Apoyar en la elaboración de los pagos de nómina; afiliación, novedades, retiros y liquidación de seguridad social, pensiones y parafiscales, elaborar los certificados de retención de la fuente. Revisar los arqueos periódicos que garanticen el correcto manejo de la caja. Demás funciones inherentes al cargo.  

Todas aquellas adicionales relacionadas que le sean asignadas por el Notario.

 

               Subordinación

Depende directamente de la Notaria.

Requisitos generales: Título de bachiller o de áreas técnicas o comerciales, buen manejo de sistemas de información.  

CARGO: AUXILIAR ADMINISTRATIVO – LIQUIDACIÓN

FUNCIONES DEL CARGO:

  • Revisar la minuta para determinar que acto se va a liquidar y que documentos se van a protocolizar, garantizando que los documentos e información se encuentren completos antes de proceder a numerar la escritura pública.
  • Liquidar con base en la resolución de tarifas que expide la Superintendencia de Notariado y Registro y proceder a coordinar la toma de firma de la escritura previa a la emisión de la respectiva factura.
  • Realizar la suma de los valores a cancelar por parte de los otorgantes, para pasar a contabilidad para que realice el cobro.

 

FUNCIONES EN TOMA DE FIRMAS:

  • Realizar la identificación biométrica de los usuarios que van a firmar la escritura, para validar la identidad de las personas que otorgan la escritura pública.
  • Tomar las firmas con sus respectivas huellas en el papel notarial.
  • Verificar que estén todos los soportes que se deben protocolizar en la Escritura Pública.
  • Confirmar los estados civiles de los comparecientes.
  • Informar sobre la obligación de realizar los pagos de beneficencia y registro de la escritura pública una vez se autorice por parte de la Notaria.

 

        Subordinación

Depende directamente de la Notaria.

Requisitos generales: Título de bachiller o de áreas técnicas o comerciales, buen manejo de sistemas de información. 

CARGO: AUXILIAR ADMINISTRATIVA- PROTOCOLO

FUNCIONES DEL CARGO: Coordinar todo lo relacionado con la expedición de copias y protocolo de la notaria y la realización de trámites de pagos para el registro de los actos en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos. 

 FUNCIONES QUE DESEMPEÑO:

  • Recibir, verificar, y entregar las escrituras para firma de la notaría (verificar que en el cuadro del cierre de este contenga los vistos buenos de radicación, digitación, liquidación y asesores jurídicos)
  • Organizar y Escanear las escrituras que se encuentren listas para copias.
  • Realizar las respectiva verificación y limpieza de las escrituras una vez se encuentren escaneadas.
  • Sacar copias y cierres de cada una de las escrituras con destino a cada una de las oficinas correspondientes. Sellar y colocar en carpetas las copias.
  • Relacionar en el Excel el papel gastado en las copias y el papel dañado.
  • Pasar a firma del notario las respectivas copias de las escrituras.
  • Escanear y firmar digitalmente las escrituras en original para realizar el respectivo cargue a la página de GOBERNACION DE CUNDINAMARCA, para la solicitud del respectivo recibo.
  • Escanear y firmar digitalmente las escrituras en copias para realizar el respectivo cargue a la página de RADICACION ELECTRONICA, para la solicitud del respectivo recibo.
  • Realizar la entrega de los recibos de beneficencia y registro a cada uno de los clientes.
  • Realizar la entrega de copias de las escrituras a los usuarios.
  • Escanear cada uno de los certificados de cancelación para el protocolo.
  • Escanear, Firmar y Enviar mediante correo electrónico los certificados de cancelación con destino a las diferentes notarias.
  • Brindar información a los usuarios sobre cada uno de los procesos de registro.
  • Las otras que le sean asignadas por la Notaria.

 

Subordinación

Depende directamente de la Notaria.

Requisitos generales: Título de bachiller o de áreas técnicas o comerciales, buen manejo de sistemas de información. 

CARGO: AUXILIAR ADMINISTRATIVA- AUTENTICACIONES

FUNCIONES DEL CARGO: Apoyar cada uno de los procesos en el área de autenticaciones y declaraciones extra juicio.

  • Revisar los documentos presentados por los usuarios para mirar la legalidad y pertinencia de realizar las autenticaciones.
  • Solicitar apoyo a los directores jurídicos de la Notaría cuando de la revisión de documento tenga dudas sobre la pertinencia de la autenticación o trámite a realizar.
  • Firmar digitalmente los poderes que serán cargados a la página del VUR.
  • Cargar los poderes a la página del VUR.
  • Relacionar los poderes cargados en el Excel asignando número y copiando el ID de la página del VUR.
  • Cargar las respectivas salidas del país a la página autorizada por la SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO.

 

  • ESCRITURACIÓN:
    • Apoyar los procesos de tomas de firmas de escrituras públicas.
    • Realizar autenticaciones biométricas.
    • Realizar el control y trazabilidad de las escrituras apoyándose en cada uno de los responsables de los diferentes procesos.

 

  • PROTOCOLO: 
    • Organizar las escrituras luego de que salen las copias en orden consecutivo.
    • Organizar y Completar tomos para Foliar.
    • Foliar las escrituras y Realizar los cierres de los respectivos tomos.
    • Recibir escrituras originales para revisión, escanear y editar para sacar las copias.
    • Recibir escrituras firmadas, escanear para subir a beneficencia y registro.
    • Liquidación de recibos de beneficencia y registro.
    • Información al usuario en temas relacionados al proceso de entrega de escrituras.
    • Entrega de escrituras.
    • Apoyo en las solicitudes de Impuesto y Derechos de Registro en las plataformas Gestión Virtual del Impuesto de Registro (GEVIR), Radicación Electrónica (REL) y ABC PAGOS (VUR).
    • Revisión de liquidaciones de Impuesto y Derechos de Registro y remisión de las mismas por correo electrónico y WhatsApp a los interesados.
    • Realizar llamadas a los usuarios para indicarles que están listas las liquidaciones en Impuesto y Derechos de Registro e indicarles que la información se les está enviando por correo electrónico y WhatsApp, de igual manera se les explica el valor a cancelar y el termino para que no le generen intereses de mora.
    • Llevar el seguimiento de las escrituras sujetas a registro a través de un cuadro de Excel donde se hace la anotación de la fecha en que se envió liquidaciones a los interesados y los datos de contacto.

 

  • Apoyo en el área de Autenticaciones.
  • Apoyo en el área de Declaraciones de Extra juicio.
  • Apoyo en la revisión de documentos / informes elaborados en el área de Registro Civil.
  • Atención de inquietudes de los usuarios en Ventanilla y telefónicamente.
  • Apoyo en la entrega de escrituras públicas.
  • Apoyo en el cargue de poderes especiales y salidas de país autenticadas, a la plataforma VUR.

Subordinación

Depende directamente de la Notaria.

Requisitos generales: Título de bachiller o de áreas técnicas o comerciales, buen manejo de sistemas de información. 

CARGO: AUXILIAR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

Es el responsable de todos los procesos, administrativos de la organización, así como de realizar la documentación pertinente en la contratación del personal y encaminarlos al cumplimiento de los objetivos estratégicos de la Notaría, apoya la gestión y las decisiones del Notario.

FUNCIONES DEL CARGO:

  • Apoyar la elaboración de la relación de las enajenaciones de bienes efectuadas en la Notaria para presentarla ante la Dian.
  • Apoyar las labores administrativas, financieras y contables de la Coordinadora Administrativa
  • Demás funciones inherentes al cargo.

 

Subordinación

Depende directamente de la Notaria.

Requisitos generales:  título de bachiller o de áreas técnicas o comerciales, buen manejo de sistemas de información. 

CARGO: AUXILIAR ADMINISTRATIVO – DIGITADORA

Son responsables de hacer todas las minutas y de redactar conforme a la ley las escrituras públicas, de acuerdo con las instrucciones impartidas en la radicación y por parte de los directores jurídicos.  

FUNCIONES DEL CARGO:

  • Tomar la información, una vez radicado el turno, para realizar el borrador de la minuta.
  • Organizar los anexos en su orden, de acuerdo con los criterios de la Notaría
  • Realizar las correcciones y cambios que apliquen al borrador.
  • Imprimir la minuta en papel Notarial.
  • Todas aquellas actividades relacionadas designadas por el Director Jurídico de la Notaría.
  • La extensión de la minuta, en forma clara y con los formatos de la Notaría.
  • Verificar los datos y revisión básica de los documentos que componen la minuta.
  • Realizar las correcciones establecidas por los directores jurídicos y los usuarios cuando estas apliquen.
  • Controlar y asegurar el cuidado del papel Notarial que se le dio en custodia para la impresión de Escrituras

 

Subordinación

Depende directamente de la Notaria.

Requisitos generales: Título de bachiller o de áreas técnicas o comerciales, buen manejo de sistemas de información. 

CARGO: AUXILIAR ADMINISTRATIVO

Es el encargado de ayudar a todas las áreas de la notaría, al envío de correos, archivar copias de escrituras, fotocopias y escaneo de documentos, afiliaciones de empleados, y servicio al cliente si es requerido.

FUNCIONES DEL CARGO:

  • Manejo de archivos.
  • Revisión de correos.
  • Recibir dinero de escrituras y al final del día hacer el balance correspondiente.
  • Brindar apoyo en la parte administrativa en todas las funciones requeridas.

 

Subordinación

Depende directamente de la Notaria.

Requisitos generales: Título de bachiller o de áreas técnicas o comerciales, buen manejo de sistemas de información. 

CARGO: AUXILIAR ADMINISTRATIVO – REGISTRO CIVIL

FUNCIONES DEL CARGO: llevar los trámites de REGISTRO CIVIL, manejo, control y actualización del registro civil de la Notaría.

  • Realizar el proceso de Registro Civil de Recién Nacidos que lleven a la Notaría.
  • Actualizar el libro de anotaciones y modificaciones de registro, cuando esto suceda.
  • Verificar y expedir las copias de Registro Civil cuando sean requeridas por los usuarios.
  • Llenar los formularios del Registro Civil para la firma del Notario.
  • Asesorar a los usuarios sobre los procesos del Registro Civil.
  • Realizar los informes de registro a las entidades correspondientes
  • Cualquier otra actividad relacionada con los Auxiliares de Barra que le asigne el Director Jurídico de la Notaría.
  • Verificar la legalidad de los documentos para el registro del recién nacido.
  • Verificar en los trámites del registro civil  la certeza y claridad de la información antes de realizar el trámite del Registro Civil.

 

Subordinación

Depende directamente de la Notaria.

Requisitos generales: Título de bachiller o de áreas técnicas o comerciales, buen manejo de sistemas de información. 

CARGO: AUXILIAR ADMINISTRATIVO – SERVICIOS GENERALES

FUNCIONES DEL CARGO:

  • Realizar las labores de aseo de las instalaciones en forma correcta y ordenada, sin obstaculizar la prestación del servicio.
  • Velar por la conservación y buena presentación de los muebles y enseres de cada una de las secciones de la Notaría.
  • Llevar el control de los elementos de aseo.
  • Atender el área de la cafetería de acuerdo con las instrucciones impartidas de la coordinadora Administrativa o Notaria.
  • Responder por los elementos asignados a su cargo y entregados para su uso.
  • Las demás funciones inherentes a su cargo y que le sean asignadas por la Dirección Administrativa.

 

Subordinación

Depende directamente de la Notaria.

Requisitos generales: Tener experiencia en áreas de servicio generales de 6 meses.

CARGO: AUXILIAR ADMINISTRATIVO – MENSAJERÍA

FUNCIONES DEL CARGO:

  • Realizar las labores de mensajería de acuerdo a las instrucciones que se le imparta por parte de la coordinadora administrativa, directores jurídicos o notaria.
  • Apoyar la atención de los usuarios en los trámites notariales.
  • Apoyar en las labores administrativas y operativas de la notaría   
  • Realizar las consignaciones de dinero cuando sea requerido
  • Apoyar en las labores de autenticaciones, declaraciones extraproceso y tramites de escrituras.
  • Llevar el control de los documentos que se le entregan para toma de firmas fuera del despacho.
  • Las demás labores que le sean asignadas relacionadas con el cargo.

 

Subordinación

Depende directamente de la Notaria.

Requisitos generales: Tener experiencia relacionada de 1 año.    

CARGO: AUXILIAR ADMINISTRATIVO – CONDUCTOR

FUNCIONES DEL CARGO:

Responsabilidades de un conductor:

  • Respetar todas las normas de tránsito
  • Conducir con prudencia para garantizar la seguridad
  • Mantener impecables el vehículo
  • Asegurarse de que siempre haya suficiente gasolina para llegar al destino
  • Asegurarse de que se realiza el mantenimiento del automóvil
  • Cerciorarse que los impuestos, seguros y documentos del automóvil se encuentren al día.
  • Las demás que le sean asignadas. 

 

Subordinación

Depende directamente de la Notaria.

Requisitos generales: Tener experiencia relacionada de 5 años.    

El presente manual de funciones rige a partir de junio de 2021.

MARIA DEL PILAR YEPES MONCADA

NOTARIA 81 DEL CÍRCULO DE BOGOTÁ D.C.