El notariado es un servicio público que se presta por los notarios e implica el ejercicio de la fe notarial, en razón a que constituye una labor destinada a satisfacer, de manera continua y obligatoria, una necesidad de interés general, sometida a un régimen jurídico especial.

El servicio notarial implica el ejercicio de la fe notarial, por cuanto  el notario otorga autenticidad a las declaraciones que son  emitidas ante él y da plena fe de los hechos que él ha podido percibir en el ejercicio de sus atribuciones.

Es una persona natural, que asume el ejercicio de una función  pública, como depositario de la fe pública, entendida ésta como la  facultad dar autenticidad a las diligencias y trámites que adelanta, para que tenga validez entre las partes. Es un particular que esta investido de autoridad; sin que por ello  adquiera el carácter de servidor público.

El poder General se realiza por Escritura Pública y es necesario que la persona que lo otorga tenga determinado a quien le otorga plenas facultades para representarlo para que ejerza la administración, disposición de los actos que se autorizan.  Si la persona es mayor de 70 años deberá acreditar ante la Notaria las plenas facultades para el otorgamiento del acto, mediante certificación médica de aptitud mental, de acuerdo con los requisitos de ley.  

Para transferir un bien raíz se deben tener al menos los siguientes documentos:

• Copia de la escritura pública del inmueble que se pretende transferir.
• Certificado de Tradición y Libertad del bien inmueble no mayor a 30 días.
• Paz y salvos de impuestos, (predial y valorización, paz y salvos municipales)
• Paz y Salvo de administración cuando el bien inmueble está sometido al régimen de propiedad horizontal.
• Fotocopias de las cedulas de ciudadanía de los vendedores y compradores
• Cuando interviene una persona jurídica es necesario acreditar la existencia y representación de la sociedad y revisar las facultades del representante legal para actuar.

Por regla general se paga el 1% del valor del documento para actos que por su naturaleza tienen cuantía.

La notaría donde se realiza el trámite de la Escritura Pública por lo general se encarga de expedir los recibos de anotación y Registro y del impuesto de Registro para que los usuarios realicen los pagos para la inscripción en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos. De igual manera, hay algunas notarias que recaudan los valores de los conceptos para realizar el trámite de manera directa. Finalmente se puede cancelar en las oficinas de Registro donde se encuentra ubicado el bien inmueble. Para el caso de Bogotá esta es la información actual de la ubicación de la Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos.

OFICINA DE REGISTRO ZONA NORTE: Calle 74 No 13-40.
OFICINA DE REGISTRO ZONA CENTRO: Calle 26 No 13-49
OFICINA DE REGISTRO ZONA SUR: Diagonal 44 sur 50-61/70.

El término para el registro depende de, si el documento es objeto de pago del impuesto de registro, así: 

Los instrumentos otorgados dentro del país tienen dos meses para registrar en tiempo, contados a partir de la fecha de otorgamiento, vencidos los cuales se generará intereses moratorios. 

Los Instrumentos otorgados en el exterior tienen tres meses para registrar en tiempo, contados a partir de la fecha de otorgamiento, vencidos los cuales se generará intereses moratorios.

La constitución de hipotecas y patrimonios de familia tienen un término de 90 días hábiles contados desde la fecha de otorgamiento vencido los cuales es necesaria constituir nueva escritura pública.

Las medidas cautelares tales como embargo, demanda, gravámenes de valorización, y sus correspondientes cancelaciones y los demás actos que no pagan el impuesto de registro no tienen término.

Es cuando el Notario da testimonio escrito sobre hechos percibidos por él, en ejercicio de su función.

Es el cotejo con la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil, mediante la obtención de la huella dactilar por medio tecnológico para dar seguridad y confiabilidad de la persona que se identifica. Su finalidad es evitar suplantaciones. En la circular 3296 de 2019 se recuerda que el sistema de identificación biométrica en línea ha sido implementado al amparo del marco jurídico colombiano, con el objeto de asegurar la seguridad y confiabilidad de los actos y trámites que requieren de la obtención de la huella dactilar como medio de identificación inmediato de la persona, siempre que éstos estén previstos en la ley y se adelanten por medios electrónicos que garanticen la interoperabilidad para cotejar la identidad del titular de la huella con la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil, conforme a lo establecido en los artículos 17 y 18 del Decreto Ley 019 de 2012.

La escritura pública es el instrumento que contiene declaraciones de actos jurídicos, emitidas ante el notario, con los requisitos previstos en la ley y que se incorpora al protocolo.

El protocolo es el archivo fundamental del notario y se forma con todas las escrituras que se otorgan ante él y con las actuaciones y documentos que se insertan en el mismo.

La protocolización consiste en incorporar en el protocolo por medio de escritura pública las actuaciones, expedientes o documentos que la ley o el juez ordenen insertar en él para su guarda y conservación, o aquel que cualquier persona le presente al notario con los mismos fines.

El registro civil es el instrumento, tanto legal como administrativo, por medio del cual el estado reconoce los derechos y los deberes de los colombianos frente a la sociedad y la familia.

En la actualidad existen tres tipos de registro civil. el primero de ellos y con el que se nace a la vida jurídica es el registro civil de nacimiento; en segundo lugar está el registro civil de matrimonio, con el que se legaliza esta unión frente al estado, y por último el registro civil de defunción con el que se acredita el fallecimiento de una persona.

Los registradores especiales, auxiliares y municipales del estado civil.  Con autorización excepcional y fundada de la registraduría nacional del estado civil:

Los notarios, los alcaldes municipales, los corregidores e inspectores de policía, los jefes o gobernadores de los cabildos indígenas. en el exterior los funcionarios consulares de la república.

La inscripción del nacimiento, matrimonio y defunción en el registro del estado civil es gratuita.

Se encuentran establecidas en el Decreto 2723 del 29 de diciembre de 2014, y de ellas se destaca:

• Ejercer las funciones de inspección, vigilancia y control sobre el servicio público notarial
• Coordinar el estudio técnico para la fijación de nuevas tarifas por concepto de derechos por la prestación del servicio público de notariado.
  Vigilar y controlar la correcta aplicación de las tarifas notariales.
  Orientar e instruir sobre la aplicación de las normas que rigen la actuación notarial, de conformidad con las directrices impartidas por el Superintendente de Notariado y Registro.
• Aprobar los manuales, protocolos y reglamentos que guían las visitas de inspección general, especial y de seguimiento acordes con los procesos y procedimientos actualizados.
• Ordenar y dirigir la práctica de visitas a las Notarías a fin de verificar el cumplimiento de las normas legales que rigen la actividad notarial.
• Impartir las directrices para la atención de las peticiones, quejas y reclamos que sobre los aspectos administrativos, financieros y jurídicos de las Notarías, se formulen ante la Superintendencia en coordinación con la Oficina de Atención al Ciudadano.
• Impartir las directrices o instrucciones para la gestión documental de las hojas de vida de los Notarios y exnotarios.
• Impartir directrices para la expedición de las certificaciones para el ingreso y confirmación del ejercicio del cargo de notario y para la declaratoria de las vacancias temporales y definitivas.
• Impartir directrices e instrucciones para la autorización del cambio de horario de la notaría, para el reparto notarial en Bogotá y el resto del país.

Para la administración de la base de datos de sucesiones y testamento que se llevan en la Notarias del país.